Rentabel Wirtschaften

Bild: gastronovi

6 Tipps, wie Sie rentabel wirtschaften

Den Preis für das Schnitzel mit Pommes nach Bauchgefühl festlegen?
Der selbstgebackene Apfelkuchen kostete schon immer 2,50 € pro Stück?
Die richtige Kalkulation von Speisen und Getränken sollte keine Bauchentscheidung sein oder dem Zufall überlassen werden.
Damit steht und fällt die Wirtschaftlichkeit der Gastronomie.

Nur wenn Sie die Speisen und Getränke in Ihrer Gastronomie sauber kalkulieren, Ihre Kosten kennen und das Preisgefüge regelmäßig überprüfen,
werden Sie langfristig erfolgreich sein. Denn bereits kleine Fehler in der Kalkulation können sich über längere Zeit summieren und zu großen Verlusten führen.

Mit den folgenden Tipps haben wir für Sie zusammengefasst, welche Kriterien Sie bei der Kalkulation beachten sollten und wie die Software-Komplettlösung
von posPAD Sie dabei unterstützt.

Tipp 1: Bedenken Sie alle Faktoren, die den Verkaufspreis beeinflussen

Bei der Bestimmung des Verkaufspreises spielen viele Aspekte eine Rolle. Schnell können da einzelne Faktoren übersehen werden.
Was passieren kann, wenn man nur ein Detail vergisst, zeigt das folgende Rechenbeispiel:

FALSCH

Ein 0,5l Weizenbier kostet Sie 1€ netto im Einkauf. Sie überlegen sich, dass der Faktor 4 gut wäre und berechnen deshalb einen Verkaufspreis von 4€.
Daraus errechnen Sie, dass das ein Wareneinsatz von 25% wäre.

Laut dieser Rechnung kalkulieren Sie mit 3€ Rohaufschlag, was bei 500 verkauften Bieren eine Summe von 1.500€ ergeben würde.

RICHTIG

Ein 0,5l Weizenbier kostet Sie 1 € netto im Einkauf. Auch bei dieser Rechnung nehmen wir an, dass der Faktor 4 okay wäre (auch, wenn das nicht ganz “sauber” ist). Es ergibt sich ein Verkaufspreis von 4€. Hiervon müssen jedoch 19% Umsatzsteuer abgeführt werden, was in dem Fall 0,76€ wären.

Beachtet man diesen einen zusätzlichen Faktor, ergibt sich nur noch ein Rohaufschlag von 2,24€ netto statt wie vorher gedacht 3€ – und ein Wareneinsatz von knapp 30% statt 25%. Hochgerechnet auf die 500 verkauften Biere ergibt das 1.120€.

Fazit

Unter Beachtung nur dieses einen zusätzlichen Faktors ergibt sich so eine Differenz von 380,- € – bei allen angebotenen Artikeln kommen da schnell einige Tausend Euro zusammen. Darüber hinaus sind zahlreiche weitere Faktoren zu beachten wie beispielsweise ein Schankverlust von bis zu 5%.

Das Beispiel zeigt sehr deutlich, wie wichtig es ist, bei der Kalkulation der Speisen und Getränke alle relevanten Faktoren mit einzuberechnen und zu bedenken.
Folgende Komponenten sollten Sie also beachten, wenn Sie den Preis eines Gerichtes auf der Speisekarte festlegen möchten:

Profitieren Sie von einer automatisierten Kalkulation

Damit Sie sich bei der Kalkulation nicht in der Flut der Zahlen verlieren und für die Festlegung des Preises pro Gericht mehrere Stunden verzweifelt hin- und herrechnen, kann eine Kalkulationssoftware Sie effektiv unterstützen. Über das posPAD Modul “Kalkulation” haben Sie die Möglichkeit, als Grundlage der Berechnung Ihre gewünschte Wareneinsatz- und Deckungsbeitrag-Vorgabe einzugeben. Die Preise Ihrer Lieferanten können Sie entweder importieren (z.B. Excel) oder sich über eine Schnittstelle direkt mit Ihrem Lieferanten verbinden und so eine automatische Aktualisierung und Übernahme der Daten sichern. Über die posPAD Rezeptkalkulation können Sie jede Speise und jedes Getränk individuell kalkulieren. Die Software schlägt Ihnen den optimalen Verkaufspreis vor und warnt Sie, wenn sich Abweichungen von Ihrer vorgegebenen Wareneinsatzspanne ergeben.

Tipp 2: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Kalkulation noch aktuell ist

Der Milch-Preis steigt? Sie haben den Lieferanten für Ihren Fisch gewechselt? Für die Spaghetti Bolognese wird ab sofort mehr Hackfleisch verwendet?
Die Miete für Ihr Lokal wurde erhöht oder sie haben mehr Personal eingestellt?

Ist der Verkaufspreis einmal kalkuliert, ist dieser nicht automatisch für die nächsten 10 Jahre in Stein gemeißelt. Viele der oben genannten Faktoren sind keine starren Parameter, sondern können sich ändern – mal sehr schlagartig, mal vorhersehbar. Damit Ihre Gastronomie langfristig rentabel und erfolgreich bleibt, sollten Sie solche Veränderungen stets im Blick haben und flexibel und kurzfristig reagieren können.

Mit posPAD ist Ihre Kalkulation stets auf dem aktuellsten Stand

Die Kalkulationssoftware von posPAD unterstützt Sie im Bereich der Warenkosten und ermittelt die optimale Wareneinsatzquote. Die Software zeigt Ihnen in Echtzeit, ob ein Gericht noch rentabel ist. Preisänderungen beim Lieferanten werden in der Empfehlung des Verkaufspreises berücksichtigt und in rot angezeigt, wenn durch Änderungen des Einkaufspreises Ihre Wareneinsatz- oder Deckungsbeitrag-Vorgaben nicht mehr erfüllt werden. Um auch die weiteren Faktoren wie Gemein- und Personalkosten im Blick zu behalten, ziehen Sie Ihren Steuerberater beim Thema Kalkulation mit ein.

Tipp 3: Pflegen Sie die Artikelstammdaten Ihrer Lieferanten

Je mehr Daten zur Verfügung stehen, umso genauer kann die Kalkulation erfolgen. Das bedeutet, wenn Ihre Lieferantenlisten mit allen zugehörigen Preisen und Informationen stets auf dem aktuellsten Stand in der Software verfügbar sind, haben Sie eine ideale und tagesaktuelle Grundlage für eine genaue Preiskalkulation Ihrer Speisen und Getränke.

Für ein reibungsloses Lieferanten-Management und einen optimierten Einkauf sollten Sie auch genau dokumentieren, welche Ware Sie von welchem Lieferanten beziehen: Wer liefert Ihre Getränke? Wer das Fleisch oder den Fisch? Darüber hinaus sollten die Informationen rund um Ihre Lieferanten sorgfältig gepflegt werden wie beispielsweise die Ansprechpartner, Lieferzeiten, Mindestbestellwerte oder bis wann Sie bestellen müssen, damit die Ware zum gewünschten Zeitpunkt noch pünktlich ankommt.

BEISPIEL
Die Zutat “Mehl” ist mit dem Lieferantenartikel “Diamant Weizenmehl” von Lieferant A verknüpft. Wenn Sie nun Ihren Lieferanten für das Mehl wechseln, bleibt die Zutat “Mehl” davon unberührt in allen Rezepten bestehen. Sie müssen die Zutat lediglich mit dem neuen Lieferantenartikel verknüpfen. Die jeweils aktuellen Preise werden automatisch in der Kalkulation aller Rezepte, die Mehl beinhalten, berücksichtigt.

Tipp 4: Optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse

Die Kalkulation beginnt bei den Warenkosten, also mit dem, was Sie für das eigentliche Produkt bezahlen. Aber auch die Warenbeschaffung kann zu einem großen Kostenfaktor werden, wenn Abläufe nicht optimiert sind und Sie viel Zeit und Ressourcen für die Recherche und Verwaltung Ihrer Lieferanten und Bestellungen aufwenden müssen. Mit einem gut organisierten Lieferantenmanagement und optimierten Einkaufskonditionen können Gastronomen bereits eine essentielle Basis für die weitere Kalkulation legen.
Halten Sie die Kosten für den Einkaufsprozess so niedrig wie möglich, indem Sie optimalerweise auf automatische Bestelllisten setzen.
So können Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für den Einkauf investieren, kurz halten.

Effizienter Wareneinkauf mit direkter Anbindung zahlreicher Lieferanten

Hier unterstützt Sie das posPAD Einkaufssystem. Es schafft klare Strukturen beim Einkauf und automatisiert die Abläufe, um Gastronomen das Einkaufen noch komfortabler zu machen. Ihr Vorteil: Das posPAD Einkaufssystem bündelt zahlreiche Einkaufsplattformen und Lieferanten, sodass Sie Ihren Einkauf zentral über ein System abwickeln können und so Personal- und Verwaltungskosten sparen. Damit auch Ihre Mitarbeiter die Ware immer beim richtigen Lieferanten bestellen, können Sie bequem festlegen, welche Zutat bei welchem Lieferanten bestellt werden soll. Ihre Mitarbeiter sammeln ganz einfach die fehlenden Waren in einer Bestellung – das posPAD Einkaufssystem splittet diese dann automatisch auf und leitet sie an den von Ihnen festgelegten Lieferanten weiter. So können Sie sichergehen, dass nur bei Ihrem Vertragslieferanten bestellt wird und unter Umständen von einer attraktiven Jahresrückvergütung profitieren.

Nutzen Sie zusätzlich das posPAD-Modul “Warenwirtschaft” können Sie “Auffüllmengen” für Ihr Lager festlegen. Die Differenz zwischen Ihrem aktuellen Bestand und der gesetzter Auffüllmenge wird dann automatisch auf Ihre Einkaufsliste gesetzt. So können Sie auch ohne einen Blick ins Lager direkt die benötigten Waren bestellen.

In Kombination mit dem Kalkulationsmodul von posPAD profitieren Sie von einer automatisierten Rezeptkalkulation. Wenn Sie Ihre Ware bei angebundenen Lieferanten bestellen, ist Ihre Kalkulation dank der tagesaktuellen Preise jederzeit auf dem aktuellsten Stand und wird automatisch angepasst werden, wenn sich Ihre Einkaufspreise ändern.

Tipp 5: Segmentieren Sie Ihre Warengruppen

Für die Umsatzoptimierung ist nicht nur der Verkaufspreis der einzelnen Speisen und Getränke von Bedeutung. Sie sollten auch regelmäßig überprüfen,
ob bestimmte Gerichte noch auf die Karte gehören oder ob es sinnvoller wäre, sie von der Karte zu nehmen.

Dafür lohnt es sich, einzelne Warengruppen zu segmentieren und in Gruppen zu unterteilen. Bei Speisen brauchen Sie beispielsweise lediglich die verkauften Portionen, den Netto-Einkaufspreis und den Netto-Verkaufspreis in dem gewünschten Zeitraum (min. 3 Monate) im Verhältnis zueinander betrachten.
Relevant sind die verkauften Mengen sowie der Deckungsbeitrag des Artikels und ob diese über oder unter dem Durchschnitt liegen.

Intelligente Auswertung Ihrer Kennzahlen und volle Kontrolle in Echtzeit

Über die erweiterte Statistikauswertung des posPAD Cockpits können Sie jederzeit überprüfen, wie einzelne Gerichte auf der Karte laufen:
Wie oft wurde das Schnitzel mit Pommes letzten Monat bestellt? Wie kommt der neue Wein bei den Gästen an?
Wie läuft die Pizza Scampi in diesem Monat im Vergleich zum Vormonat? Wie laufen die einzelnen Mittagsgerichte im Vergleich zueinander?

Erstellen Sie individuelle Dashboards, auf denen Sie dank der übersichtlichen grafischen Darstellung immer alles für Sie Wichtige im Blick haben. Sie sehen, welche Gerichte und damit auch Zutaten am besten laufen oder ob der neue Wein auf der Karte von den Gästen angenommen wird. Haben Sie die Rezeptur eines Gerichts geändert, können Sie vergleichen, ob Sie damit den Geschmack Ihrer Gäste getroffen haben. Ein Erfolg oder Misserfolg wird so anhand von Kennzahlen für Sie
nachvollziehbar.

Mit der intelligenten Auswertung des posPAD Cockpits erhalten Sie eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage in Echtzeit und können umgehend eingreifen,
in dem Sie zum Beispiel ein Gericht von der Karte streichen, durch Aktionen versuchen zu pushen oder den Verkaufspreis anheben.

Tipp 6: Sorgen Sie für einen gleichbleibenden Wareneinsatz

Der Chefkoch verwendet für die Portion Spaghetti Bolognese 150 Gramm Hackfleisch, der Aushilfskoch knapp 200 Gramm. Gibt es keine einheitlichen Vorgaben zur Rezeptur, bleibt für den Koch Spielraum für eigene Anpassungen, die sich möglicherweise negativ auf den Wareneinsatz auswirken, wenn eine deutlich größere Menge an Ware verbraucht wird, als beim Verkaufspreis kalkuliert wurde. Überprüfen Sie regelmäßig die Portionsgrößen. Denn stellen Sie sich einmal vor, die Portionen wurden über Jahre falsch portioniert und immer ca. 50 Gramm mehr Fleisch ausgegeben – dies summiert sich schnell auf Tausende Euro pro Jahr, die Sie Verlust machen.

Professionelles Wissensmanagement ist auch in der Gastronomie für den Erfolg wichtigt: “In vielen Küchen werden beispielsweise Rezepte, Kalkulationen sowie Infos über Bestellungen und Lieferanten nach wie vor in analoger Form – sprich Zetteln und Schmierblättern – in Ordnern und Schubladen abgelegt. Nicht auszudenken, was passieren kann, wenn ein Küchenchef kündigt und seine Rezepturen einfach mit nach Hause nimmt. Mit unserer Lösungen kann dagegen das gesamte Wissen eines Unternehmens für alle verfügbar gemacht werden und vor allem einheitlich strukturiert werden.”

Digitales Kochbuch für Ihre eigene Rezeptsammlung

Mit posPAD können Sie Ihre eigene Rezeptsammlung anlegen: Mit Ihrem Online-Kochbuch kochen alle Köche genauso, wie Sie es sich vorgestellt haben. Geben Sie die genauen Mengen der einzelnen Zutaten an, die Vor- und Zubereitung sowie spezielle Koch-, Back-, Brat- oder Garangaben. So werden nicht nur immer die gleichen Mengen an Waren für die einzelnen Gerichte verwendet, sondern auch der Geschmack bleibt konstant – unabhängig davon, welcher Koch in der Schicht gerade eingeteilt ist. Fügen Sie darüber hinaus auch Bilder zu Ihren Rezepten hinzu. Sie können zum einen öffentliche Bilder hochladen, die dann auf der Speisekarte für Ihre Gäste einsehbar sind. Zum anderen können Sie interne Rezeptbilder hinzufügen, die Ihren Mitarbeitern Hinweise dazu geben, wie die Gerichte angerichtet werden sollen. Somit erhalten Ihre Gäste eine gleichbleibende Qualität.

Das posPAD Kochbuch kann vom Küchenpersonal beispielsweise auf einem iPad eingesehen werden. Dank der PDF-Druckfunktion können Sie Ihre Rezepte auch jederzeit ausdrucken und Ihren Köchen aushändigen.